L’origen de l’arxiu es troba en el si del mateix ajuntament, anteriorment conformat com a Universitat. No es coneix la data de l’inici de recopilació documental, encara que el seu testimoniatge més antic data de 1365. La principal procedència del fons és propi de l’administració municipal. La documentació més antiga va estar amuntegada en una golfa de la Casa Consistorial fins que, en 1910 l’alcalde Antonio Lladó va ordenar evacuar aquell lloc, traient-se una gran quantitat de documents fets malbé per la humitat. L’any 1928 en desallotjar-se l’antic Ajuntament, l’arxiu va sofrir noves pèrdues, i va passar a l’edifici de la Plaça Constitució 1 de Valldemossa. Es tractava d’una casa rural de dues plantes. En aquesta època el fons documental històric es trobava en una dependència de la planta baixa, mentre que la part administrativa o moderna es trobava en el despatx del secretari de l’Ajuntament. Amb la primera organització de l’arxiu, duta a terme per Juan Muntaner Bujosa a 1939, en virtut d’un acord pres per la Comissió Gestora de l’Ajuntament en data 25 de maig, es van unificar els fons i es van col·locar en la Secretaria, en prestatgeries obertes. Quan a 1978 es va inaugurar el nou edifici municipal en Jardins Rei Joan Carles I s/n, l’arxiu va passar a la golfa del nou Ajuntament, i l’antic immoble es va convertir en biblioteca municipal.

Finalment, l’any 2018 l’Arxiu Municipal va traslladar-se a un espai expressament habilitat a la planta baixa de l’Escola Vella de Valldemossa (Carrer Els Valldemossa, 6) gràcies a diferents línies d’ajuts del Consell de Mallorca del Departament de Cultura, Patrimoni i Esports i del Departament de Desenvolupament Local, amb unes instal·lacions adients per a la conservació i tractament arxivístic de la documentació, amb un espai de dipòsit amb estants compactes i una sala de consulta.

Ajuntament de Valldemossa

Fons Arxiduc Lluís Salvador (Dipòsit de la família Cilimingras Casasnovas). Actualment en dipòsit a l’Arxiu General del Consell de Mallorca.

Fons William Waldren.

Col·lecció factícia (pergamins, gravats, fotografies, publicacions inèdites, cartells, programes de festes…)

Fons fotogràfic digital. L’Arxiu posa a disposició del ciutadà un servei gratuït de digitalització de fotografies antigues.

Aquests fons abracen un període cronològic des del segle XIV fins a l'actualitat.

A aquesta documentació física, cal afegir-hi tota la que és creada o rebuda electrònicament per l’administració, la qual també forma part de l’arxiu municipal i es conserva mitjançant eines informàtiques de gestió documental.

L’arxiu és un servei públic, obert a la ciutadania i gratuït.

L’Arxiu Municipal també atén consultes de tipus general relacionades amb les fonts documentals que conserva, per telèfon, correu postal o correu electrònic.

Per a la consulta de documentació i/o sol·licitud de còpies és necessari fer una sol·licitud mitjançant instància genèrica de manera presencial al Registre General de l’Ajuntament de Valldemossa o per la Seu Electrònica.

En tot cas, l’interessat/da haurà de:

• Aportar còpia del document nacional d’identitat de l’interessat.

• Indicar la documentació concreta a la qual es vol accedir o de la qual se’n vol una reproducció, amb el màxim d’informació possible referent a aquesta (ex: número d’expedient, emplaçament de l’activitat o obra sobre la qual es vol la documentació, etc.), tot amb plena subjecció a la legislació vigent.

• En cas sol·licitar còpia, identificar presencialment els document i abonar la taxa que pertoqui associada al cost del servei que serà emesa a través d’un document de liquidació d’acord amb l’Ordenança fiscal reguladora de la taxa per expedició de documents administratius (BOIB 23 de maig de 2017).

El format preferent d’expedició de les reproduccions serà l’electrònic. En cas que es vulgui la documentació en un altre format diferent a l’electrònic, caldrà especificar-ho en la sol·licitud.

En cas que vulgueu tenir accés a un expedient administratiu heu de tenir en compte :

Si actuau en representació del/de la titular de l'expedient, heu d'aportar:

Expedients a nom d'una persona física: autorització signada i fotocòpia del document d'identitat de la persona que autoritza.

Expedients a nom d'una persona jurídica: si no hi consta acreditada la vostra representació, haureu d'aportar el document que acrediti que en sou el/la representant legal. En cas de no ser-ne el/la representant legal, haureu de presentar una autorització signada i una fotocòpia del document d'identitat del/de la representant.
Si no sou el/la titular de l'expedient ni actuau en nom seu, o no teniu reconeguda la condició d'interessat/ada a l'expedient, haureu d'acreditar l'autorització del/de la titular per a consultar-lo, o bé identificar de forma suficient a la petició de consulta el motiu pel qual voleu tenir-hi accés. En aquest cas, s'avaluarà la conveniència de la consulta sol·licitada en relació amb la finalitat pretesa i, si s'entén emparada en la normativa aplicable, us facilitarem l'accés a la informació, amb la prèvia identificació dels documents imprescindibles per a satisfer la finalitat de la consulta i, si s'escau, la dissociació de les dades de caràcter personal que contingui. En aquest darrer supòsit, haureu de tenir en compte que la consulta no es pot fer al moment, per la qual cosa haureu d'esperar l'avís del personal de l'Arxiu.

L’accés a la informació podrà ser limitada (a través de dissociació de dades personals o concedint només accés parcial en els casos que es recullen en els articles 14 a 16 de la Llei 19/2013. A més també es podrà limitar quan aquesta es trobi en mal estat de conservació o pendent de tractament arxivístic.